6 dicas de home office para quem trabalha no escritório mas tem membros no time trabalhando de casa

Para aqueles que não se ligaram ainda: o home office existe, está acontecendo de verdade, e seus funcionários ficam mais felizes se eles têm a opção de trabalhar em casa.

Não importa se é apenas a possibilidade de trabalhar em casa alguns dias da semana ou se toda sua equipe é totalmente livre e descentralizada em várias locações de trabalho: os processos necessários para conseguir realizar isso com sucesso são os mesmos.

O Trello começou como uma pequena equipe baseada em um escritório em Nova York. Em 2013, no entanto, começamos a permitir que os funcionários trabalhassem remotamente e, em quatro curtos anos, a quantidade de funcionários remotos eclipsou a quantidade de pessoas que trabalham na sede (o Trello é aproximadamente 65% remota).

Esta mudança dramática nos locais de trabalho dos empregados significou uma adaptação a muitas mudanças: como (e quando!) nós trabalhamos, onde e como nós nos comunicamos, e igualmente importante, como nos socializamos.

Para os funcionários da sede, isso significava aceitar uma série de mudanças de comportamento em consideração aos nossos irmãos remotos.

Se você está pensando em permitir que seus funcionários trabalhem de casa, ou se você já está acostumado com isso, mas está sentindo algumas dores de crescimento, aqui estão algumas dicas de home office testadas e aprovadas para garantir que seus funcionários remotos não se sintam, como dizer… assim tão distantes de você e sua equipe.

Dica de Home Office #1: Valorize mais as pessoas, não a estrutura

Demonstrar empatia para com seus colegas é a cola que mantém a dinâmica de uma empresa remota unida.

Independentemente das circunstâncias de vida de cada um, de sua experiência profissional, ou de seus sentimentos de inclusão (ou falta dela) na empresa, tudo começa com ouvir as pessoas que trabalham de casa e se colocar no lugar delas para entender sua situação.

As pessoas nem sempre vivem na mesma cidade da empresa em que trabalham por uma infinidade de razões.

Muitas vezes é porque o trabalho de seu parceiro é em outro lugar, pode ser também a necessidade de estar perto da família, ou sua falta de vontade de se adaptar ao de estilo de vida do local onde fica o escritório da empresa (por exemplo, renunciar a uma casa com quintal para ir morar em Nova York).

emily_chapman“ Nova York não é para todo mundo, e a vontade que alguém tem de lidar com lixo nas ruas no verão não tem relação nenhuma com a sua capacidade de ser uma peça importante nos resultados da empresa.” 

– Emily Chapman, Technical Account Manager, Nova York (anteriormente, remota em Atlanta, GA)

Uma dica de home office: Se você trabalha fora do escritório, tente trabalhar em casa por alguns dias para entender o que seus colegas remotos estão passando e visualizar como é um dia típico de trabalho para eles.

É mais fácil entender essas circunstâncias e os seus problemas de comunicação se você experimentar em sua própria pele. Além disso, você nem vai precisar dirigir de volta para casa!

Tem uma outra vantagem para quem demonstra empatia no trabalho: A capacidade de ser empático alcança também sua capacidade para o desenvolvimento de produtos.

Se você não consegue entender e atender às circunstâncias de trabalho de seus colegas, como você pode querer entender os pontos de dor de seus usuários em seu produto?

Ouvir o feedback dos usuários é fundamental para a construção de um produto eficaz, e a empatia é uma peça fundamental desse processo.

Dica de Home Office #2: Evite fazer reuniões improvisadas na mesa de alguém

Este conselho, na verdade, vai muito além do reino das empresas com uma forte cultura de trabalho remoto.

Ir até a mesa de alguém com a intenção de tomar decisões importantes é uma tática de comunicação pouco eficiente por muitas razões:

  1. Uma vez discutido o assunto, todas as ideias se evaporam no ar. As decisões e as razões por trás delas não são documentadas em lugar algum para se consultar depois e têm grande potencial de serem simplesmente esquecidas com o tempo.
  1. Ir até a mesa de alguém sem uma pauta de reunião predefinida é um dos maiores assassinos de foco do mundo. Muitas vezes significa que a pessoa abordada sem aviso em sua mesa é forçada a adentrar no obscuro e temido reino da mudança de contexto

Digamos que uma equipe tem três pessoas, e uma delas é remota. Se as outras duas estão constantemente tomando as decisões para depois “comunicar” ao membro remoto da equipe, ele, além de não ter a oportunidade de dar a sua opinião antes de chegarem a um consenso, também vai se sentir constantemente atormentado com a sensação de ser deixado de lado.

E, sejamos sinceros: ele sente isso porque está realmente sendo deixado de lado.

É claro que ter reuniões de última hora acontece (e isso é normal!). A chave aqui é a acessibilidade. Se você precisa fazer uma atualização rápida, faça por uma chamada com vídeo ou em uma sala de bate-papo aberta, onde todos na equipe podem ter acesso ao conteúdo.

ryan_sorensen“Levar a conversa e o contexto para fora das panelinhas pessoais nos mantém mais verdadeiros, vamos permitir que as pessoas que não estão por perto façam parte da conversa e nos deem todo o conhecimento que precisamos para tomar as decisões certas em nível pessoal e profissional”.

Ryan Sorensen, Growth Team Lead, Trello, Los Angeles, CA

Se você está lendo isso e pensando: “Isso é bizarro”, ou “Ir até a mesa de alguém para fazer uma pergunta é como nós sempre fizemos isso”, então, na verdade, você não está realmente se comprometendo com o trabalho remoto.

Aqui vai uma dica de home office: Apenas tente primeiro, antes de descartar a ideia.

Dê a si mesmo e à sua equipe a chance de evoluir. Você provavelmente vai descobrir que seus colegas de trabalho também preferem não ser interrompidos em suas tarefas, quando você chega na mesa deles para fazer umas perguntas, sem avisar antes!

Dica de Home Office #3: Se uma pessoa está participando da reunião por videoconferência, TODO MUNDO tem que estar também

reunião no zoom

Se a sua solução para a segunda dica foi: “Beleza, não tem problema. A gente faz a reunião em uma sala de conferência e conecta os funcionários remotos na tela de vídeo grande da sala”, você também vai encontrar alguns problemas.

Quando um grupo de pessoas está sentado em torno de uma mesa na mesma sala, eles podem dar uns aos outros pistas faciais sobre como eles estão se sentindo, e facilmente perceber quando alguém está prestes a falar.

Este tipo de microinterações são cruciais para facilitar a comunicação durante uma reunião. As pessoas que estão conectadas e aparecem como cabeças gigantes em uma tela enorme não conseguem distinguir facilmente um grupo de pessoas sentadas em uma sala.

Algumas das dificuldades:

  • Se os membros da reunião remota quiserem levantar um ponto ou fazer uma pergunta, fica difícil de interromper discretamente a reunião para pedir a palavra.
  • Se algo engraçado acontece na mesa e o grupo ri, os funcionários remotos se sentem deixados de lado e não entendem a piada.
  • Se alguém está falando um pouco mais baixo, é difícil para as pessoas remotas entenderem.
  • Se houver um delay no vídeo, as pessoas sentadas na sala de conferência estão tendo uma experiência diferente daquelas na chamada de vídeo.

Funcionários remotos expostos em uma tela grande estão colocando um esforço extra para “ler” a sala, tirando muito de sua capacidade de contribuir para a reunião.

dan“Fazer com que todos usem seus próprios computadores para se conectar nas reuniões (mesmo que algumas pessoas estejam trabalhando no mesmo local) faz com que todos se sintam jogando sob as mesmas regras. Sem essa prática, é fácil para as pessoas que estão na mesma sala conversarem entre si, mas não com os colegas que trabalham remotamente”.

 Dan Lew, Desenvolvedor Android, Minneapolis, MN

Se todos se sentam em suas mesas conectados às telas de seus computadores, as regras do jogo são iguais para todo mundo. Todos os rostos são facilmente identificáveis, é fácil saber quando é a vez de cada um falar, e assim, facilmente, todos os participantes estão em pé de igualdade.

É importante notar que nem sempre conseguimos fazer isso perfeitamente nas primeiras vezes. O pessoal na sede da Trello achou bem estranho cada um se sentar em frente de seu próprio computador para uma reunião com toda a empresa na primeira vez que tentamos isso.

Agora, a gente não consegue imaginar fazer isso de outra forma. As reuniões parecem muito mais suaves com todo mundo na mesma situação.

Dica de Home Office #4: A comunicação é assíncrona. Você vai ter que lidar com isso.

Com uma equipe descentralizada, fusos horários diferentes fazem parte do pacote.

Por exemplo, a equipe de marketing da Trello tem gente em Los Angeles, Chicago, Houston, Boston, Nova York, Rio de Janeiro, São Paulo, Barcelona, Tóquio e Canadá. São cinco países e cinco fusos horários. E acredite ou não, nós somos um grupo unido que começa um trabalho e faz tudo que é necessário para entregá-lo no prazo e completo.

Para isso, levamos em consideração o fato de que, muitas vezes, podemos estar trabalhando duro enquanto alguém está dormindo, em outra parte do mundo.

Uma dica de home office para quem trabalha com uma equipe remota é que nenhuma decisão é tomada de última hora.

Se você tem um item que exige mais informações ou uma tomada de decisão, então você precisa obter o feedback muito antes do momento em que vai enviá-lo.

Você não pode esperar respostas imediatas porque seus colegas de trabalho, inevitavelmente, não trabalham nas mesmas horas que você.

Mesmo que isso possa parecer apenas um trabalho extra, a comunicação assíncrona realmente acaba sendo mais eficiente. Isso acontece porque as reuniões são pré-planejadas, muitas vezes com uma data e horário fixo, semanalmente, quando tudo é discutido como uma equipe.

Esse tipo de prática também elimina aquelas incômodas reuniões improvisadas do tipo “vamos conversar rapidinho”, que não só deixam os funcionários remotos por fora do assunto, mas também interrompem o fluxo de concentração e forçam as pessoas a mudar de contexto, perdendo o pique.

stella_garber“Trabalhar remotamente significa que as entregas são altamente valorizadas em relação a todo o mais. As pessoas são confiáveis para trabalhar em seu melhor ambiente, no seu melhor momento, para fazer o seu melhor trabalho.” 

Stella Garber, Head of Product Marketing, Trello, Chicago, IL

Dica de Home Office #5: A socialização não acontece no cafezinho

Obviamente, se você compartilha um espaço físico em um escritório com os outros colegas, inevitavelmente haverá algum encontro imprevisto, como uma conversinha boba na cozinha, ou um bate papo sobre o que fazer no fim de semana. É o comportamento humano natural que ocorre em um ambiente de trabalho saudável.

Mas essas não são as únicas formas de se enturmar que acontecem quando sua empresa também tem funcionários remotos. Quem trabalha de casa também gosta de conversar e sair! E não se esqueça, eles estão sentados em um tranquilo escritório em casa, ou em um espaço de co-working durante o dia todo, por isso, normalmente eles estão ainda mais a fim de se socializar com os colegas.

Como a comunicação é mais intencional em empresas com muitos funcionários remotos, aqui vai mais uma de nossas dicas de home office: pode ser útil definir alguns horários específicos para o pessoal se socializar.

Marcando esses horários específicos durante a semana para as pessoas baterem um papo por vídeo e não falar sobre o trabalho, pode ajudar a substituir as conversas no cafezinho, que acontecem na vida real.

Desenvolver um relacionamento pessoal com seus colegas remotos também pode facilitar quando você precisar realmente falar com eles sobre um projeto relacionado ao trabalho, por exemplo.

Outra dica de home office se refere aos pontos de socialização que surgem nos aplicativos de bate-papo como Slack e HipChat. Os chefes não devem se incomodar com funcionários que usam os canais sociais para compartilhar fotos de seus filhos, das férias ou de seus animais de estimação.

Também podem ser criados canais dedicados a hobbies, tendências interessantes do mundo, ou mesmo apenas para compartilhar imagens engraçadas. Todas essas experiências ajudam a equipe a se sentir mais unida, não importa onde eles estão localizados.

 

leah_ryder“Quando a Trello convidou os membros da equipe da sede para um dia na praia, as equipes remotas foram incentivadas a tirar o dia para ‘curtir uma aventura’, fazendo alguma coisa que gostavam. Não há motivo para as equipes de escritório fazerem as coisas juntos e se sentirem mal porque os remotos estão de fora – a solução é incluí-los de uma forma criativa, porque isso é um benefício para eles também”. 

Leah Ryder, Content Marketing Lead, Victoria, BC

Dica de Home Office #6: As ferramentas que você está usando fazem diferença. E muita.

Quando se trata de trabalho remoto, aqui vai mais uma dica de home office importante: Nada disso seria possível se a tecnologia não tivesse avançado.

Hoje temos conexões sólidas com a internet e plataformas de videoconferência e softwares bem mais robusto à nossa disposição. Portanto, é importante usar todo potencial da tecnologia certa para tornar o processo de comunicação com os remotos o mais suave possível.

lydia_m“As ferramentas têm que ser boas. Uma boa interface de chat, uma boa ferramenta de videoconferência, qualquer equipamento que o pessoal precisa. É fundamental sermos capazes de garantir que a comunicação seja apropriada em todos os níveis”

Lydia M, Recruiter, NYC

Aqui estão algumas dicas de ferramentas que funcionam bem com nosso time home office:

Zoom:

Uma boa videoconferência talvez seja a peça chave de uma empresa remota eficaz, e nós testamos todas elas. Descobrimos que o Zoom é a mais confiável em todas as formas de conexões com a Internet.

Confluence:

Confluence é uma maneira de difundir informações sob a forma de uma Wiki interna. É ótimo para conteúdos longos, como explicações de políticas internas, documentos sobre estratégia ou notícias internas que é preciso divulgar para a empresa toda. Existem recursos úteis, incluindo comentários (tanto no texto como no rodapé), respostas e formatação.

Trello:

Quando você precisa ver o progresso de seu trabalho e atualizações de status em uma olhada rápida, e contar com todos os recursos relevantes relacionados a um projeto, o Trello “é o cara”. É ótimo porque a informação fica lá 24/7, então não importa qual hora do dia uma pessoa precisa acessar a informação, está tudo bem ali. (O Trello, por sinal, não seria um produto tão user-friendly quanto é sem o feedback constante que recebe da equipe remota que constrói.)

Slack:

O bate-papo do dia a dia ainda existe, mas agora está em forma digital. Aplicativos de bate-papo são bons porque eles mantêm um registro da conversa para quem não estava presente nela. Aplicativos de bate-papo também permitem a participação de mais pessoas na empresa, porque não são específicos de um local: isto é, não designa apenas para as pessoas que estavam no cafezinho durante o bate-papo, naquela hora. Além disso, funcionalidades online como reações usando emojis são bem legais para as pessoas remotas se comunicarem mais.

 

kuba“Como empresa, trabalhamos para ajudar os usuários a terem uma ampla perspectiva usando o Trello. E ser internacional e remoto enquanto estivermos usando o Trello internamente, como uma equipe, ajuda muito a percebermos se estamos fazendo as coisas funcionarem direto para nós mesmos, em primeira mão”.

Jakub Misterka, Front End Developer, Chicago, IL

Lista de Referência Rápida

  • Incorpore práticas remotas em todas as reuniões. Opte por reuniões planejadas onde há um registro escrito e todos estão incluídos.
  • Coloque o link da videoconferência nos convites do calendário, assim não vai ter ninguém se apressando para conversar antes da reunião começar.
  • Estabeleça um processo e uma estrutura para as reuniões de forma que todos possam acompanhar facilmente, não importa onde eles estão localizados.
  • Sempre assuma uma intenção positiva na comunicação. Tom de voz e sutilezas nem sempre são bem interpretados em um chat, por isso, assumir que seu colega está vindo de um lugar positivo ajuda a suavizar qualquer eventual mal-entendido como ele.

Vale a pena mencionar que essas dicas de home office para a comunicação não se limitam ao paradigma do trabalho remoto.

Essas dicas podem ser consideradas as melhores práticas para qualquer escritório que quer promover uma melhor comunicação da equipe em um ambiente que depende cada vez mais de comunicação digital.

Você tem experiência de trabalhar home office, ou de trabalhar com colegas remotos? Conte pra gente sobre suas experiências e dicas de home office que aprendeu.

Fonte: http://br.blog.trello.com/dicas-de-home-office

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